Biuletyn Informacji Publicznej
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach

Wyjaśnienia do rozeznania cenowego- świadczenie usług pocztowych

Łysomice, 12.12.202022r.

WYKONAWCY UBIEGAJĄCY SIĘ
O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

WYJAŚNIENIE DO ROZEZNANIA CENOWEGO

Dotyczy: rozeznania cenowego na: świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą w okresie od 02 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

Zamawiający przekazuje treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami:

1. W Rozeznaniu cenowym w części V pkt c dot. warunków rozliczeń i płatności Zamawiający określił datę zapłaty za datę obciążenia rachunku Zleceniodawcy. Wykonawca pragnie zwrócić uwagę na fakt, że wskazany w Rozeznaniu cenowym moment zapłaty jest niezgodne z przepisami prawa i nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi i naliczanie ewentualnych odsetek za opóźnienie. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 4 stycznia 1995 r., sygn. akt III CZP 164/94, przepis ten wprawdzie wprost reguluje problematykę miejsca wykonania zobowiązania, jednakże - co nie budzi wątpliwości - dotyczy także chwili spełnienia świadczenia. Skutkiem rozliczenia przeprowadzonego w formie bezgotówkowej jest, mówiąc najogólniej, obciążenie rachunku dłużnika oznaczoną w jego dyspozycji kwotą, a następnie uznanie - tą samą kwotą - rachunku wierzyciela. Ze względu na fakt, że uznanie polega na uczynieniu na rachunku wierzyciela stosownego wpisu po stronie credit ("ma"), wierzyciel z tą samą chwilą uzyskuje uprawnienie do swobodnego rozporządzania objętymi wpisem środkami pieniężnymi. W efekcie uznanie rachunku wierzyciela realizuje klasyczną konstrukcję zapłaty. Z tą chwilą następuje umorzenie (wygaśnięcie) zobowiązania - stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały. I dlatego Wykonawca wnosi o zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: „Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy”?

Odpowiedź: Zamawiający przychyla się do prośby Wykonawcy i zmienia treść w rozdziale V pkt c Rozeznania Cenowego który otrzymuje następujące brzmienie:

„ Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy”

2. Wykonawca wnioskuje o dopuszczenie możliwości dołączenia do umowy zawieranej z wybranym wykonawcą załącznika dot. klauzuli antykorupcyjnej (wzór w załączeniu).

Odpowiedź: Zamawiający przychyla się do prośby Wykonawcy i dopuszcza dołączenia do umowy zawieranej z wybranym wykonawcą załącznika dot. klauzuli antykorupcyjnej.

3. Czy Zamawiający przewiduje wprowadzenie na podstawie art. 95 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.) wymogu zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.) osób bezpośrednio realizujących przedmiot umowy. Czy Zamawiający wymagał będzie w związku z ewentualnym wprowadzeniem tegoż wymogu określenia wskaźnika zatrudnienia przez Wykonawcę, jeżeli tak, to na jakich zasadach

Odpowiedź: Zamawiający nie stawia wymagań w powyższym zakresie.

4. Czy Zamawiający dopuszcza przewiduje uwzględnienie wymogu posiadania przez Wykonawcę na terenie Gminy Łysomic co najmniej jednej stałej placówki odbiorczej dla odbiorców korespondencji poleconej lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru?

 Odpowiedź: Zgodnie z Rozdziałem II pkt 3 Zamawiający przewiduje dysponowanie placówkami nadawczymi w miejscowości Zamawiającego. W przypadku braku ich dysponowania Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego, codziennego odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę posiada w siedzibie Zamawiającego placówkę nadawczą (w Łysomicach), zobowiązuje się do utrzymania jej przez okres trwania umowy.

5. Przedmiot zamówienia obejmuje również usługi polegające na zwrocie przesyłek po wyczerpaniu możliwości doręczenia. Formularz ofertowy nie przewiduje wyceny usług zwrotów przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Czy w związku z tym Zamawiający przewiduje uzupełnienie treści formularza ofertowego w zakresie usługi zwrotów dla każdej określonej kategorii przesyłek czy też Zamawiający przewiduje rozliczenie z tytułu zwrotów w oparciu o aktualny cennik Wykonawcy?

Odpowiedź: Wykonawca zmienia treść Formularza oferty - załącznik nr 1 dopisując w tabeli pkt  20, 21, 22 dotyczący zwrotu przesyłek rejestrowanych do nadawcy po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy.

6. Czy Zamawiający, wobec szacunkowego określenia w punkcie 5 opisu przedmiotu zamówienia ilości przesyłek przewiduje wprowadzenie w umowie prawa opcji w zakresie możliwości zwiększenia ilości przesyłek w razie wyczerpania wartości zamówienia podstawowego? Wskazać należy, że zmiany te powinny mieścić się w granicach wyrażonych przez zamawiającego, np. procentowo i nie mogą doprowadzić do zwiększenia górnej granicy opcji. Tak więc zamawiający musi określić maksymalny poziom zamówienia, wskazując, iż pewien zakres tego zamówienia, z góry przewidziany i określony, będzie przez niego realizowany jedynie w określonych sytuacjach (wyrok KIO z 26 listopada 2014r., sygn. akt KIO 2394/14). Wykonawca bowiem musi wycenić swoją ofertę z uwzględnieniem maksymalnego zakresu opcji. Tak więc maksymalny zakres opcji musi być wykonawcom znany i precyzyjnie określony. Prawo opcji jest to bowiem instytucja, która stwarza po stronie zamawiającego uprawnienie do żądania realizacji zamówienia w zakresie poszerzonym, natomiast obowiązkiem wykonawcy jest realizacja zamówienia w całości, to jest w zakresie zadeklarowanym i poszerzonym (wyrok KIO z 28.05.2013 r. KIO 1168/13

Odpowiedź: Zamawiający dopisuje w Rozdziale  II pkt 5 podpunkt :

1. Zamawiający zastrzega sobie jednostronne prawo do skorzystania z prawa opcji
   w wysokości maksymalnie do 20% wielkości przedmiotu zamówienia określonej
   w załączniku Nr 1 do rozeznania cenowego.
2. W formularzu oferty (Załącznik nr 1) Zamawiający określił przewidywaną wielkość podstawowego przedmiotu zamówienia, którą planuje zrealizować w ramach umowy zawartej z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że maksymalny zakup przedmiotu zamówienia w przypadku skorzystania z prawa opcji wyniesie do 20% wielkości określonego podstawowego przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w pkt a i b,
   w przypadku zwiększenia bieżących potrzeb Zamawiającego. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez Zamawiającego zakresie. Złożenie przez Zamawiającego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji powoduje obowiązek świadczenia po stronie Wykonawcy, z którego Wykonawca może się zwolnić wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego.

7. Czy Zamawiający przewiduje uwzględnienie warunków dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w przypadku zmiany: stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę/stawki godzinowej, zasad podlegania lub wysokości stawek ubezpieczeń społecznym/ubezpieczeniu zdrowotnemu, zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia ( art. 436 p.z.p) oraz zmian wynagrodzenia należnego wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia ( art. 439 p.z.p.)

Odpowiedź: Zamawiający nie stawia warunków w powyższym zakresie.

Świadczenie usług pocztowych

Łysomice, dnia 06.12.2022

R O Z E Z N A N I E   C E N O W E
postępowanie prowadzone na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 130 000 zł netto.

I. Zamawiający:
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice
zaprasza do złożenia ofert cenowych na: świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających
z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów
w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą w okresie od 02 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

II. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest:
a) przesyłanie i doręczanie przesyłek listowych nierejestrowanych i rejestrowanych, w obrocie krajowym i zagranicznym - zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych;
b) przesyłanie i doręczanie przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym i zagranicznym - zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych;
c) doręczanie przesyłek listowych rejestrowanych zwróconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatom;
d) świadczenie usługi odbioru poczty w siedzibie Zamawiającego;
Kody CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe; 64.11.20.00-4 Usługi pocztowe dotyczące listów; 64.11.30.00-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek

2) Wykonawca zobowiązany jest codziennie do przywiezienia - raz dziennie przesyłek przysłanych do Zamawiającego od poniedziałku do piątku w dni robocze oraz do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wysłania z siedziby Zamawiającego, tj. Gminny
Ośrodek Pomocy Społecznej  Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice, - od poniedziałku do piątku w dni robocze, z zastrzeżeniem, że odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych).

3) W przypadku gdy Wykonawca dysponuje placówkami nadawczymi w miejscowości Zamawiającego (w Łysomicach), Zamawiający sam dostarczy przesyłki do placówki nadawczej. W przypadku braku ich dysponowania Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego, codziennego odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego. W przypadku gdy Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę posiada w siedzibie Zamawiającego placówkę nadawczą (w Łysomicach), zobowiązuje się do utrzymania jej przez okres trwania umowy (potwierdzeniem jest złożenie stosownego oświadczenia– załącznik nr 2, niedostarczenie oświadczenia spowoduje odrzucenie oferty).

4) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, wykonawca musi realizować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności niżej wymienionymi:
a) Ustawa z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2022 poz. 896 ze zm.),
b) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r.- Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z  2022  poz. 2000 ze zm.),
c) obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy Prawo pocztowe – w szczególności Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej.

5) Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w zestawieniu ilości przesyłek, mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania lub zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Wykonawcy będzie przysługiwało jedynie wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane usługi.

6) Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług. Płatności za wykonane usługi będą następować przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT.

7) Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

8) Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.

9) Dla przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.

10) Zamawiający przewiduje oznakowanie przesyłek we własnym zakresie w sposób uzgodniony z Wykonawcą.

11) Zamawiający wymaga od Wykonawcy systemu monitorowania przesyłek poleconych.

III. Termin realizacji zamówienia: od dnia 02 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

IV. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy dostarczyć drogą listowną lub osobiście w zamkniętej kopercie na adres: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w  Łysomicach ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice lub przesłać drogą elektroniczną skan podpisanej oferty wraz z załącznikami na adres mailowy: a.kutyla@gopslysomice.pl w terminie do dnia 15 grudnia 2022 roku do godz. 10:00.

V. Warunki rozliczeń i płatności:
a) Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego.
b) Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług.
c) Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku zleceniodawcy.

VI. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Anna Kutyła, tel. 669-737-572. Wszelkie zapytania o wyjaśnienia należy kierować na adres e-mail: a.kutyla@gopslysomice.pl.

VII. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim w cenach netto i brutto na załączonym formularzu cenowym - załącznik nr 1. Do oferty należy załączyć oświadczenie będące załącznikiem nr 2 oraz oświadczenie dotyczące przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę – załącznik nr 3.

VIII. Sposób rozliczeń: Wszelkie rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia dokonywane będą w pln.

IX. Wzór umowy:
1. Po wyborze oferty zawarta zostanie umowa na realizację zamówienia.
2. Zamawiający dopuszcza przesłanie do Zamawiającego projektu umowy sporządzony przez Wykonawcę. Projekt umowy powinien zawierać wszystkie zapisy zapytania ofertowego oraz zapisy, które zostaną zatwierdzone po ewentualnych negocjacjach. Niniejszy dokument należy przesłać do Zamawiającego w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, po otrzymaniu projektu Zamawiający dokona weryfikacji zapisów do negocjacji.

Dodatkowe uwagi:
a) Złożenie zapytania nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyn.
c) Po wyborze oferty zawarta zostanie umowa na realizację zamówienia.

Załączniki:
1. Formularz cenowy
2. Oświadczenie
3. Oświadczenie dot. przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę

Anna Saja
Kierownik GOPS Łysomice