Biuletyn Informacji Publicznej
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach

Rozeznanie cenowe- świadczenie usług pocztowych

Łysomice, dnia 01.12.2021

R O Z E Z N A N I E   C E N O W E
postępowanie prowadzone na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 130 000 zł netto.

I. Zamawiający:

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice
zaprasza do złożenia ofert cenowych na: świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających
z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów
w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą w okresie od 01 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r..

II. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest:
a) przesyłanie i doręczanie przesyłek listowych nierejestrowanych i rejestrowanych,
w obrocie krajowym i zagranicznym - zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych;
b) przesyłanie i doręczanie przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym i zagranicznym - zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych;
c) doręczanie przesyłek listowych rejestrowanych zwróconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatom;
d) świadczenie usługi odbioru poczty w siedzibie Zamawiającego;
Kody CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe; 64.11.20.00-4 Usługi pocztowe dotyczące listów; 64.11.30.00-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek
2) Wykonawca zobowiązany jest codziennie do przywiezienia raz dziennie przesyłek przysłanych do Zamawiającego od poniedziałku do piątku w dni robocze oraz do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wysłania z siedziby Zamawiającego, tj. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej  Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice, - od poniedziałku do piątku w dni robocze, z zastrzeżeniem postanowienia ust. 3) niniejszego zapytania odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych).
3) W przypadku gdy Wykonawca dysponuje placówkami nadawczymi w miejscowości Zamawiającego (w Łysomicach), Zamawiający sam dostarczy przesyłki do placówki nadawczej. W przypadku braku ich dysponowania Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego, codziennego odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego. W przypadku gdy Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę posiada w siedzibie Zamawiającego placówkę nadawczą (w Łysomicach), zobowiązuje się do utrzymania jej przez okres trwania umowy (potwierdzeniem jest złożenie stosownego oświadczenia załączonego do formularza oferty – załącznik nr 1, niedostarczenie oświadczenia spowoduje odrzucenie oferty).
4) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, wykonawca musi realizować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności niżej wymienionymi:
a) Ustawa z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 poz. 1041),
b) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. - Kodeks postępowania administracyjnego
(tj. Dz.U. z  2021  poz. 735 ze zm.),
c) obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy Prawo pocztowe – w szczególności Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026).
5) Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w zestawieniu ilości przesyłek, mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania lub zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Wykonawcy będzie przysługiwało jedynie wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane usługi.
6) Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług. Płatności za wykonane usługi będą następować przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT.
7) Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.
8) Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026) dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.
9) Dla przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026) dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.
10) Zamawiający przewiduje oznakowanie przesyłek we własnym zakresie w sposób uzgodniony z Wykonawcą.
11) Zamawiający wymaga od Wykonawcy systemu monitorowania przesyłek poleconych.

III. Termin realizacji zamówienia: od dnia 03 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.
IV. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć osobiście u Zamawiającego w zamkniętej kopercie na adres: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w  Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice lub skan podpisanej oferty wraz z załącznikami należy wysłać drogą elektroniczną na adres mailowy: a.kutyla@gopslysomice.pl w terminie do dnia 8 grudnia 2021 roku do godz. 12:00.

V. Warunki rozliczeń i płatności:
a) Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego.
b) Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług.

VI. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Anna Kutyła, tel. 508-394-505 Wszelkie zapytania o wyjaśnienia należy kierować na adres e-mail: a.kutyla@gopslysomice.pl.

VII. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim w cenach netto i brutto na załączonym formularzu cenowym - załącznik nr 1 oraz dostarczyć ją jak opisano w pkt IV. Do oferty należy załączyć oświadczenie będące załącznikiem nr 2.

VIII. Sposób rozliczeń: Wszelkie rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia dokonywane będą w pln .

IX. Wzór umowy:
1. Po wyborze oferty zawarta zostanie umowa na realizację zamówienia.
2. Zamawiający dopuszcza przesłanie do Zamawiającego projektu umowy sporządzony przez Wykonawcę. Projekt umowy powinien zawierać wszystkie zapisy zapytania ofertowego oraz zapisy, które zostaną zatwierdzone po ewentualnych negocjacjach. Niniejszy dokument należy przesłać do Zamawiającego w ciągu 3 dni roboczych od dnia zamieszczenia Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, po otrzymaniu projektu Zamawiający dokona weryfikacji zapisów do negocjacji.

X. Dodatkowe uwagi:
a) Złożenie zapytania nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyn.
c) Po wyborze oferty zawarta zostanie umowa na realizację zamówienia.
W załączniku nr 3 Zamawiający przedkłada zestawienie ilości przesyłek z prośbą o wskazanie w formularzu ofertowym cen jednostkowych, (które nie mogą ulec podwyższeniu w trakcie trwania umowy za wyjątkiem zmian stawki podatku VAT oraz zmian cen w sposób ustawą z dnia 23 listopada 2012r. p Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. 2020 poz. 1041) pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Łącznie od dnia 01.01.2021 roku do dnia 31.10.2021 roku wysłanych zostało ok 1550 przesyłek. Podane ilości są wielkościami orientacyjnymi na okres trwania umowy (tj.03.01.2022r. - 31.12.2022r.) ustalonymi na podstawie wysyłki poczty przez okres ostatnich 12 miesięcy oraz przewidywanego zapotrzebowania, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.

Załączniki:

1. Formularz cenowy
2. Oświadczenie
3. Kalkulacja ilości przesyłek

Anna Tokarska
Kierownik GOPS Łysomice