Biuletyn Informacji Publicznej
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach

Wyjaśnienia do rozeznania cenowego - świadczenie usług pocztowych

Łysomice, 28.11.2023 r.

WYKONAWCY UBIEGAJĄCY SIĘ
O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

WYJAŚNIENIE DO ROZEZNANIA CENOWEGO

Dotyczy: rozeznania cenowego na: świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą w okresie od 02 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

Zamawiający przekazuje treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami: 

1. Zamawiający wymaga aby przesyłki w obrocie zagranicznym były doręczane do każdego miejsca za granicą. Wykonawca wyjaśnia iż w obrocie zagranicznym jest możliwe doręczanie przesyłek do krajów z uwzględnieniem wykazu zawartego na stronach Poczty Polskiej. Zamawiający wnosi więc o dokonanie zmiany zapisu w Rozeznaniu Cenowym o następującej treści: „Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju a poza jego granicami do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych”. Wykonawca informuje, iż nie może zagwarantować doręczenia przesyłek do każdego adresu poza granicami kraju, bowiem doręczenia przesyłek do innych państw uzależnione jest od zawartych z tymi państwami umów międzynarodowych.

Odpowiedź: Zamawiający przychyla się do prośby Wykonawcy i zmienia treść w rozdziale I Rozeznania Cenowego, który otrzymuje następujące brzmienie:

„Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice zaprasza do złożenia ofert cenowych na: świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym a poza jego granicami do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych w okresie od 02 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.”

Zamawiający w związku z powyższym zmienia również treść przedmiotu zamówienia zawartą w formularzu cenowym (załącznik nr 1) nadając następującą treść:

„świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego i Ordynacji Podatkowej oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym a poza jego granicami do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych w roku 2024.

2. Wykonawca wnioskuje o dopisanie na końcu w Załączniku Nr 1: „W przypadku przesyłek nie ujętych w Formularzu Cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnie obowiązującego cennika Wykonawcy”

Odpowiedź: Zamawiający przychyla się do prośby Wykonawcy i zmienia treść w załączniku nr 1 -Formularz cenowy do Rozeznania Cenowego, który otrzymuje następujące brzmienie:

„(…) W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnie obowiązującego cennika Wykonawcy. Mając na względzie przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 poz. 1640) Zamawiający dopuszcza możliwość zmian cen zawartych w formularzu pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę.”

3. Czy Zamawiający dopuszcza sytuację, w której nadawcą korespondencji nie będzie sam Zamawiający, a podmiot działający na jego rzecz, co skutkować będzie tym, że zarówno na nadawanych przesyłkach oraz na dowodach nadania będzie widniał inny podmiot niż Zamawiający?

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której nadawcą korespondencji nie będzie Zamawiający, zatem na nadawanych przesyłkach oraz na dowodach nadania będzie widniał Zamawiający.

W związku ze zmianą treści rozeznania cenowego oraz formularza oferty (załącznik nr 1) Zamawiający zmienia rozdział IV Rozeznania cenowego „Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy dostarczyć (…) w terminie do dnia 5 grudnia 2023 r. do godziny 10:00.

                                                                                                                  Anna Saja
                                                                                                     Kierownik GOPS Łysomice

Świadczenie usług pocztowych

DAF. 271.4.2.2023.AKu                                                                          Łysomice, dnia 24.11.2023 r.

R O Z E Z N A N I E   C E N O W E
postępowanie prowadzone na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 130 000 zł netto.

I. Zamawiający:

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice zaprasza do złożenia ofert cenowych na: świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysomicach, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą w okresie od 02 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

II. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest:
a) przesyłanie i doręczanie przesyłek listowych nierejestrowanych i rejestrowanych,
w obrocie krajowym i zagranicznym - zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych;
b) przesyłanie i doręczanie przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym i zagranicznym - zarówno priorytetowych, jak i ekonomicznych;
c) doręczanie przesyłek listowych rejestrowanych zwróconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatom;
d) świadczenie usługi odbioru poczty w siedzibie Zamawiającego;
Kody CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe; 64.11.20.00-4 Usługi pocztowe dotyczące listów; 64.11.30.00-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek

2) Wykonawca zobowiązany jest do codziennego przywiezienia - przesyłek przysłanych do Zamawiającego od poniedziałku do piątku w dni robocze oraz do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wysłania z siedziby Zamawiającego, tj. Gminny  Ośrodek Pomocy Społecznej  Łysomicach, ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice, - od poniedziałku do piątku w dni robocze, z zastrzeżeniem, że odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych).

3) Zamawiający przewiduje dysponowanie placówką nadawczą w miejscowości Zamawiającego (Łysomice). Wówczas Zamawiający sam dostarczy przesyłki do placówki nadawczej. W przypadku braku dysponowania placówką nadawczą w miejscowości Zamawiającego ( Łysomice) Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego, codziennego odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego. W przypadku gdy Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę posiada w siedzibie Zamawiającego placówkę nadawczą (w Łysomicach), zobowiązuje się do utrzymania jej przez okres trwania umowy (potwierdzeniem jest złożenie stosownego oświadczenia– załącznik nr 2, niedostarczenie oświadczenia spowoduje odrzucenie oferty).

4) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, wykonawca musi realizować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności niżej wymienionymi:

a) Ustawa z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2022 poz. 896 ze zm.),
b) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r.- Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z  2022  poz. 2000 ze zm.),
c) obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy Prawo pocztowe – w szczególności Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej

5) Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w zestawieniu ilości przesyłek, mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania lub zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Wykonawcy będzie przysługiwało jedynie wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane usługi.

6) Zamawiający zastrzega sobie jednostronne prawo do skorzystania z prawa opcji w wysokości maksymalnie do 20% wielkości przedmiotu zamówienia określonej w załączniku Nr 1 do rozeznania cenowego.

7) W formularzu oferty (Załącznik nr 1) Zamawiający określił przewidywaną wielkość podstawowego przedmiotu zamówienia, którą planuje zrealizować w ramach umowy zawartej z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że maksymalny zakup przedmiotu zamówienia w przypadku skorzystania z prawa opcji wyniesie do 20% wielkości określonego podstawowego przedmiotu zamówienia.

8) Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w pkt 6 i 7, w przypadku zwiększenia bieżących potrzeb Zamawiającego. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez Zamawiającego zakresie. Złożenie przez Zamawiającego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji powoduje obowiązek świadczenia po stronie Wykonawcy, z którego Wykonawca może się zwolnić wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego.

9) Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług. Płatności za wykonane usługi będą następować przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT.

10) Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

11) Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.

12) Dla przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.

13) Zamawiający przewiduje oznakowanie przesyłek we własnym zakresie w sposób uzgodniony z Wykonawcą.

14) Zamawiający wymaga od Wykonawcy systemu monitorowania przesyłek poleconych.

15) Zamawiający nie stawia wymagań w zakresie wymogu zatrudnienia przez Wykonawcę osób na podstawie stosunku pracy, o którym mówi art. 95 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.).

III. Termin realizacji zamówienia: od dnia 02 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

IV. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy dostarczyć drogą listowną lub osobiście w zamkniętej kopercie na adres: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w  Łysomicach ul. Warszawska 19, 87-148 Łysomice lub przesłać drogą elektroniczną skan podpisanej oferty wraz z załącznikami na adres mailowy: a.kutyla@gopslysomice.pl w terminie do dnia 1.12.2023 roku do godz. 10:00.

V. Warunki rozliczeń i płatności:

a) Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego.
b) Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług.
c) Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.

VI. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Anna Kutyła, tel. 669-737-572. Wszelkie zapytania o wyjaśnienia należy kierować na adres e-mail: a.kutyla@gopslysomice.pl.

VII. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim w cenach netto i brutto na załączonym formularzu cenowym - załącznik nr 1. Do oferty należy załączyć oświadczenie będące załącznikiem nr 2 oraz oświadczenie dotyczące przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę – załącznik nr 3.

VIII. Sposób rozliczeń: Wszelkie rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia dokonywane będą w pln.

IX. Wzór umowy:

1. Po wyborze oferty zawarta zostanie umowa na realizację zamówienia.
2. Zamawiający dopuszcza przesłanie do Zamawiającego projektu umowy sporządzonego przez Wykonawcę. Projekt umowy powinien zawierać wszystkie zapisy zapytania ofertowego oraz zapisy, które zostaną zatwierdzone po ewentualnych negocjacjach. Zamawiający dopuszcza  dołączenie do umowy załącznika dotyczącego klauzuli antykorupcyjnej. Niniejszy dokument należy przesłać do Zamawiającego w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, po otrzymaniu projektu Zamawiający dokona weryfikacji zapisów do negocjacji.

X. Dodatkowe uwagi:

a) Złożenie zapytania nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyn.
c) Po wyborze oferty zawarta zostanie umowa na realizację zamówienia.

Załączniki:

1. Formularz cenowy
2. Oświadczenie
3. Oświadczenie dotyczące przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę

Anna Saja
Kierownik GOPS Łysomice